Ak potrebujete...

Prístup k archívnym dokumentom upravuje zákon o archívoch a registratúrach 395/2002 Z.z.  Právo na prístup k dokumentom uloženým v archíve má právo každý, ak tento zákon neustanovuje inak.

Prístup k osobným údajom obsiahnutým v archívnych dokumentoch je možný po uplynutí 90 rokov od vzniku záznamu, ak osobitný zákon alebo medzinárodná zmluva neustanovuje inak, alebo po predložení písomného súhlasu s osvedčeným podpisom fyzickej osoby, o ktorej osobné údaje ide, alebo jej zákonného zástupcu, alebo blízkej osoby, ak táto fyzická osoba už nežije.

Prístup k akémukoľvek archívnemu dokumentu sa umožňuje na základe písomnej žiadosti, (najmä ak žiada odpis, výpis, kópiu a pod.), v ktorej žiadateľ uvedie:

a) svoje meno a priezvisko
b) rodné číslo
c) adresu trvalého pobytu/adresu prechodného pobytu
d) druh a číslo preukazu totožnosti; žiadateľ preukazuje totožnosť občianskym preukazom, cestovným dokladom, vojenským preukazom, námorníckou knižkou alebo dokladom o pobyte
e) údaje o požadovanom archívnom dokumente, ktoré sú mu známe
f) účel využitia,
g) meno, priezvisko a adresu fyzickej osoby alebo názov, sídlo a identifikačné číslo právnickej osoby, na potreby ktorej žiada o prístup k archívnym dokumentom,
h) vyhlásenie o tom, či je pôvodcom archívnych dokumentov, jeho právnym nástupcom alebo vlastníkom archívnych dokumentov.

Čo to znamená v praxi?

Archív nie je knižnica. To znamená, že dokumenty žiadateľ nemôže vyhľadávať osobne, deje sa tak sprostredkovane - cez archívne pomôcky (rôzne registre a inventáre) a osobu archivára.

Aby archivár našiel Vami požadovaný dokument, musí vedieť ČO má hľadať. Archívne dokumenty sú usporiadané do celkov, tzv. fondov, v ktorých sa dá orientovať pomocou inventárov (nie výlučne). Každý typ fondu má jedinečnú štruktúru, ktorá kopíruje jeho vývoj v čase. Preto je potrebné, aby ste do svojej žiadosti napísali čo možno najpresnejšie informácie o dokumente, ktorý chcete vyhľadať.

Príklad: Potrebujete vyhľadať kolaudačné rozhodnutie k bytovému domu, v ktorom bývate. Číslo parcely, ani číslo domu archivárovi v jeho hľadaní nepomôže. Kolaudačné rozhodnutia totiž archív získal z úradu, ktorý ich vydával - t.j. v minulosti z Okresného úradu (do roku 1945) alebo Mestského či Okresného národného výboru (1945-1990).

Najlepšie teda je, ak žiadateľ vie evidenčné číslo daného spisu - napríklad: 15/1965. Teda dané kolaudačné rozhodnutie bolo v poradí pätnáste vydané v roku 1965 a takto je zapísané v registratúrnom denníku daného úradu, ktorý slúži na orientáciu vo fonde.

Veľmi často sa stáva, že evidenčné číslo žiadateľ nevie. V takom prípade je potrebné zistiť, aspoň to, v ktorom roku bolo vydané. Rovnako archivárovi pomôže, ak viete kto o toto rozhodnutie žiadal, teda stavebník budovy.

V prípade, že neviete presne, čo hľadáte, je najlepšie prísť osobne. Archivár si od vás vyžiada informácie, podľa ktorých je schopný dokument vo fonde vyhľadať. Niekedy aj zdanlivo nepodstatné veci v hľadaní pomôžu. Následne vám pomôže vypísať žiadosť (tlačivo), ktorá je potrebná vždy, ak z archívu niečo žiadate.

Samozrejme je možné poslať žiadosť poštou - avšak je potrebné v nej uviesť všetky náležitosti tak, ako je uvedené vyššie. Archív Vám odpoveď zašle rovnako poštou, alebo žiadosť vybaví Vami preferovaným spôsobom (adresa v sekcií ´Kontakty´)

Pokiaľ chcete len informáciu, ako postupovať vo Vašom konkrétnom prípade, neváhajte sa na archív obrátiť pomocou mailu alebo telefonicky.

Archív má na vybavenie písomnej žiadosti zákonnú lehotu 30 dní, pri komplikovanejších žiadostiach 60 dní.